Při zadávání statusu DELIVERED je důležité, aby byl nastaven na základě pravdivých údajů.
Může však nastat situace, kdy je tento status nastaven omylem a zásilka se vám vrátí potom nezbývá než vystavit tzv. vratkový dokument.
Vratkový dokument je nástroj pro aplikaci procesu při vyrovnání stavů v účetnictví. Při zadání stavu DELIVERED dojde k nákupu zboží společností MALL a je proto potřeba tuto situaci (chybně nastaveným statusem Delivered) vyřešit dobropisem. Tímto procesem spojíme váš dobropis s danou objednávkou.
Jelikož status DELIVERED je finální, vystavuje se ke zboží s chybně nastaveným statusem DELIVERED vratkový dokument s žádostí o dobropis, který je vám následně zaslán na váš e-mail.
Dobropis je nutné zaslat zpět na tým Operations do 14 dnů od zaslání žádosti.
V případě automatické dobropisace v self-billingu, vám nebude zaslána žádost o vytvoření dobropisu, ale dobropis vám bude vystaven systémem po vytvoření vratkového dokumenty a naleznete ho v MALL Partner portálu v záložce Vyúčtování.
Pokud vám tedy přijde od kolegů z oddělení Operations požadavek na zaslání dobropisu v rámci této situace, kdy byl zadán chybně stav DELIVERED, aniž by došlo k fyzickému předání zásilky zákazníkovi, je potřeba vystavit dobropis v co možná nejkratší době, aby byly toky peněz a zboží opět narovnány.
Bez zaslaného dobropisu nemůžeme vrátit peníze zákazníkovi a je proto potřebná rychlá spolupráce z vaší strany.
Ve vašem MALL Partner portálu u dané objednávky již není možné status DELIVERED změnit.
Vratkový dokument může souviset i se situací, kdy byla zákazníkovi doručena pouze částečná zásilka.
V této situaci – při částečné zásilce – je možné postupovat dvojí cestou:
- Zákazníkovi na vlastní náklady zašlete chybějící zboží – tím je tedy stav DELIVERED na celou zásilku nastaven správně a zákazníkovi není třeba vracet žádné peníze.
Takové zboží zasílejte přímo zákazníkovi na jeho adresu uvedenou v detailu objednávky, nikoli MALLu. - V případě, kdy zboží není možné doposlat (nemáte jej skladem), je potřeba tuto nedoručenou část zásilky opět vratkovým dokumentem zrušit.
Kolegové z oddělení Operations vám zašlou žádost o vystavení dobropisu, na základě kterého jsou zákazníkovi vráceny peníze za tuto část zásilky.
Vratkový dokument má číselnou řadu začínající 47*.
Na dobropisu je nutné uvést následující:
- číslo objednávky, které se situace týká
- číslo vratkového dokumentu 47*, které vám kolegové pošlou do emailu
- částku shodnou s nákupní cenou mezi MALL a vaším e-shopem (cena z webu bez DPH, ponížená procentuální sazbu z Prodejní ceny – viz pojem dle Všeobecných obchodních podmínek MALL Partner)
- na jednom dobropisu lze uvést více objednávek a vratkových dokumentů
- na dobropis uvádějte také částku dopravy a poplatku za doběrečné
V případě, že máte se stavem DELIVERED nějaký problém, nebo pokud máte ohledně něj nějaké dotazy, můžete se na nás obrátit přes scénář stavů objednávek v našem Centru nápovědy.