Po úspěšném spuštění produktů už jen čekáte až se vám objeví první objednávky v portálu MALL Partner. Jak takovou objednávku zpracovat od začátku do konce, jak si správně nastavit portál a na co si dávat pozor, naleznete v článku níže.

Pro správné zpracování je třeba dbát na nastavení partnerského portálu, zejména na nastavení notifikací, díky kterému vám přichází oznámení o nových objednávkách. S tím souvisí i kontrola nastavení svého emailu tak, aby vám naše emaily nepadali do spamu či nevyžádané pošty. Tyto notifikace chodí z e-mailové adresy no-reply@mallgroup.com.

Objednávky lze zpracovávat bez ohledu na napojení v MALL Partner portálu v sekci Objednávky manuálně nebo skrze napojení API.

Je potřebné u každé objednávky přepínat jednotlivé stavy korektně a včas. Ke každému stavu se váže konkrétní úkon, který je spojen se zpracováním objednávky.
Bližší informace k jednotlivým stavům a co znamenají naleznete v článku zde.

Zpracování objednávek přes API

Veškerá dostupná data o objednávkách naleznete v naší API dokumentaci zde.
Dokumentace obsahuje výpis všech objednávek, výpis základních dat o všech objednávkách, seznamy objednávek podle různých statusů, detail objednávky, aktualizaci objednávky, generování štítků pro MALL Delivery a další.
V rámci bezpečnosti (zamezení odesílání nepřipravených objednávek partnerem) jsou z určitých výpisů záměrně odebrány objednávky ve stavu „blocked“ a je tedy třeba je volat zvlášť.

Změny u objednávek je možné také sledovat pomocí nástroje webhook.

Dalším užitečným krokem je nastavení filtru zobrazení tabulky v sekci Objednávky přímo v přehledu všech objednávek, kterou naleznete v MALL Partner portálu. Zde si vyfiltrujete údaje, které vám pomohou správně zpracovat přijatou objednávku. Více informací naleznete v článku zde.

Upozornění
Při změně stavu objednávky ze statusu OPEN na SHIPPING je potřeba objednávku potvrdit Confirmed = True viz API dokumentace.

U API napojení je také důležité po doručení zásilky zákazníkovi a změně stavu objednávku na DELIVERED zadat datum doručení Delivered_at potřebný pro následné vzájemné vyúčtování.

Manuální zpracování objednávek v MALL Partner portálu

Po obdržení notifikačního emailu o nové objednávce začíná proces zpracování objednávky pro včasné odeslání zákazníkovi.

Doporučujeme na denní bázi kontrolu sekce Objednávky v partnerského portálu, pro případ, že by k upozornění emailem o nové objednávce nedošlo.

Informace k přepínání jednotlivých stavů

Vždy začínáte pracovat s objednávkou, která má status OPEN.

Ve stavu OPEN můžete využít tlačítka Export vybraných pro skladExport vybraných pro CSV. Tlačítka se vám zobrazí po označení konkrétních objednávek.
Export pro sklad obsahuje seznam objednávek, které čekají na zpracování a je třeba produkty dohledat ve skladu a zabalit. U každé objednávky je obrázek produktu a možnost potvrzení zabalení.

Export vybraných pro CSV může sloužit také například ke kontrole během inventur.

Při kontrole dostupnosti na skladu a řádném zabalení produktu nastavte status SHIPPING.

Doporučujeme do zásilky přidat i dodací list, který si můžete jednoduše vytisknou přímo v partnerském portálu u konkrétní objednávky pod ikonkou „dokumentu“ nebo v detailu objednávky pod tlačítkem Dodací list.

Upozornění:
Pokud z vaší strany dojde k situaci, kdy je potřebné objednávku stornovat, je možné status CANCELLED nastavit pouze ve stavu OPEN nebo SHIPPING.

Při přepínání stavu ze SHIPPING na SHIPPED je potřebné vložit tracking údaje (tracking number a tracking URL), které získáte od smluvního dopravce a zároveň po vytisknutí štítku předáváte zásilku dopravci.
Jak nastavit tracking údaje v objednávce naleznete v článku zde.

V případě, že máte aktivovanou službu MALL Delivery, získáte štítek pro zásilku přímo v detailu objednávky.
Návod k vytisknutí štítku naleznete v článku Štítky dopravců u služby MALL Delivery.
Po vytisknutí a předání zásilky dopravci nastavujete finální status SHIPPED a systém automaticky doplní tracking údaje k objednávce.
Více informací najdete v článku MALL Delivery a stavy objednávek.

Na základě informací o stavu zásilky od dopravce nastavujete status DELIVERED v případě doručení zásilky včetně datumu doručení zákazníkovi (delivered_at) nebo RETURNED v případě vrácení zásilky.
Při zadání statusu DELIVERED automaticky odchází ze strany MALLu faktura zákazníkovi.

Upozornění:
Statusy DELIVERED a RETURNED jsou finální stavy, které nelze zpětně změnit.

Pro hromadné nastavení stavů v partnerském portálu je možné využít tlačítko Import stavů, otevře se vám automatické okno, které vám nabídne formáty CSV nebo XML pro přenos informací k objednávkám.

Příklad struktury CSV:

order_id; status; delivered_at; tracking_number; tracking_url; first_delivery_attempt
56465454; delivered; 2018-02-27; as123; http://track.com/as123; 2018-01-27
56465454; shipping; ; ; http://track.com/as123
9254907201; shipping
9254907201; shipped
9255205401; shipped
9254907201; returned
9255236601; delivered; 2018-02-27
9255243601; cancelled

Příklad struktury XML:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ORDERS>
    <ORDER>
        <ID>9254907201</ID>
        <STATUS>shipped</STATUS>
    </ORDER>
    <ORDER>
        <ID>9254907201</ID>
        <STATUS>delivered</STATUS>
        <DELIVERED_AT>2018-02-27</DELIVERED_AT>
        <TRACKING_NUMBER>as123</TRACKING_NUMBER>
        <TRACKING_URL>http://track.com/as123</TRACKING_URL>
        <FIRST_DELIVERY_ATTEMPT>2018-01-27</FIRST_DELIVERY_ATTEMPT>
    </ORDER>
</ORDERS>

Zpracování objednávek přes napojení MALL XML Feedů a Heureka XML Feedů

Pro partnery napojené přes MALL XML Feed nebo Heureka XML Feed poskytujeme tzv objednávkový feed, ve kterém jsou veškeré informace o všech otevřených objednávkách ve stavu OPEN.
Po změně stavu objednávky z OPEN na SHIPPING nebo CANCELLED, tato objednávka při další aktualizaci z objednávkového feedu vypadne.

Objednávkový feed naleznete v MALL Partner portálu v sekci Feedy (pro napojení MALL XML Feed) nebo v sekci Heureka Feed (pro napojení Heureka XML Feed).

Přes napojení MALL XML Feedu a Heureka XML Feedu můžete objednávky zpracovávat pomocí API, manuálně či Importem stavů, jak je popsané v článku výše.

Jestli využíváte jinou formu napojení než MALL XML feed a Heureka XML feed, odkaz na objednávkový feed si můžete sestavit doplněním client_id, které najdete v sekci Partner za následující URL adresu:

https://partners.mallgroup.com/orders.xml?client_id=

Obecné informace:

Nastavením stavu DELIVERED s doplněným datumem doručení (delivered_at) se objednávka stává součástí faktury za určité období (dle vašeho nastavení frekvence) a vzájemného vyúčtování mezi vámi a MALLem.
Rádi bychom vás upozornili, že bez doplněného data doručení objednávka nebude součástí vyúčtování. Vyúčtování probíhá manuálně nebo formou self-billingu (automatické vyúčtování).

Typ platby a Zbývá uhradit

Může se stát, že si zákazník zvolí určitý typ platby (například Online platba) a po odeslání objednávky si to rozmyslí a změní si platbu na dobírku.
Sloupec typ platby tedy prosím neberte v potaz, informace v něm jsou pouze orientační.
Pro práci s objednávkami vždy vycházejte z informací v kolonce „Zbývá uhradit“, který určuje, zda je objednávka na dobírku, či nikoliv.
Po přepnutí objednávky do stavu OPEN je tato informace již neměnná. Ve „Zbývá uhradit“ je pak vždy vypočítaná kompletní výše dobírky, včetně dopravného.

Příklad:
Zákazník zvolí online platbu, v platební bráně platbu nedokončí a nakonec zvolí dobírku. Tyto změny probíhají v době, kdy je objednávka stále ve stavu BLOCKED. V partnerském portálu po automatickém přepnutí objednávky do stavu OPEN uvidíte, že ve sloupci Typ platby je uvedena online platba a ve sloupci Zbývá uhradit je požadovaná částka. Objednávku je nutné odeslat s dobírkou, pokud by se vám podařilo objednávku odeslat bez dobírky, je nutné se obrátit na tým Operations a ti, společně s callcentrem vyžádají platbu od zákazníka.

Doporučujeme skrýt kolonku Typ platby a zobrazit Zbývá uhradit.
Více o nastavení sekce Objednávky naleznete v článku zde.

Zrušení možnosti platby na dobírku

Mezi základní platební metody nabízené zákazníkovi patří možnost platby na dobírku. Pokud vám nabízení této možnosti nevyhovuje a rádi byste své produkty nabízeli pouze s online platbou či bankovním převodem, lze platbu na dobírku zrušit.
Upozorňujeme, že zrušení možnosti dobírek může vést ke snížení počtu objednávek. Stále je velké množství zákazníků, kteří platbu při převzetí objednávky preferují.
V takovém případě napište na tým Operations email s ID eshopu a důvodem, proč má být dobírka zrušena.

Sleva

Jedna z informací v objednávce je též „Celková sleva“. Zde se propisuje jakýkoliv slevový kupón využitý zákazníkem. Pokud odesíláte objednávku dobírkou, je celková suma o tuto částku ponížená.
Všechny slevy využité zákazníky, které zde vidíte jsou vám v rámci fakturace proplaceny stejným způsobem, jako kdyby zákazník danou částku uhradil na účet MALL.

Chybné stavy

Pokud se vám stane, že zadáte nesprávný status objednávky, je potřebné jej opravit. Návod naleznete v článku Chybně zadaný stav objednávky.

Chybějící stavy

V sekci Objednávky se nachází i záložka Chybějící stavy, kde jsou uvedeny objednávky, u kterých nebyl změněn status delší dobu než 7 dnů.
V případě, že některá z objednávek nebude zpracována včas, tak vás portál upozorní ikonkou červeného trojúhelníku přímo u záložky Chybějící stavy. Je nutné takovou objednávku zpracovat nebo informovat tým Operations, pokud není možné objednávku odeslat (například rozbití posledního kusu, čekání na naskladnění,).

Naším společným cílem je mít spokojeného zákazníka, který nakupuje na MALL/MIMOVRSTE pravidelně. Proto je důležité, aby zákazník dostal to co si objednal včas.
S důrazem na tento cíl vyhodnocujeme proces toku objednávek a úroveň poskytovaných služeb (dále jen „SLA“). V rámci SLA se kontroluje i počet zrušených objednávek – Cancel rate, které se snažíme minimalizovat.

Při zpracování může dojít i k výjimečných situacím

Uzavření výdejního místa
Pokud dojde k uzavření výdejního místa a vy na danou pobočku máte navedenou objednávku, pokračujte podle návodu zde.

Špatné PSČ, neúplná adresa
Pokud vám při zpracovávání objednávky v partnerském portálu vyskočí červené okno s hláškou Invalid ZIP code, tak se jedná o špatně napsané PSČ zákazníkem. Pro opravu posílejte email na tým Operations s číslem objednávky a printscreenem chybové hlášky.

Jak byl užitečný tento příspěvek?

Kliknutím na hvězdičku ohodnotíte příspěvek!

Průměrné hodnocení: / 5. Počet hlasů:

Zatím žádné hlasy! Ohodnoťte tento příspěvěk jako první.